Unsere Referenzen
Business Case Analyse
Vergleichsanalyse des Plan- und Ist-Ressourcenbedarfs auf Grundlage einer Portfoliountersuchung im Auftrag eines IT-Dienstleisters der Medizinischen Dienste im Gesundheitswesen
Aufgabenbeschreibung
Gegenstand der Beratungsleistung ist die Analyse und Dokumentation der aktuellen Aufgabenstellungen (Portfolio und Struktur) und der damit verbundenen Ressourcenbedarfe im Vergleich zu den bei Gründung beschriebenen Rahmenbedingungen hinsichtlich Aufgaben und Ressourcen. Darüber hinaus werden bereits jetzt absehbare inhaltliche und strukturelle Veränderungen dokumentiert (Perspektive).
Kundennutzen
Dabei galt es, folgende Leitfragen des Kunden zu beantworten:
- Wie hat sich der finanzielle Bedarf entwickelt?
- Wie haben sich FTE (Full Time Equivalent) und Personalkosten entwickelt?
- Wie und warum weicht der Personaleinsatz von den
ursprünglichen Annahmen ab? - Welche Plan-Annahmen sind für die Zukunft getroffen worden, bezogen auf Finanzen, FTE, Personalkosten und Portfolio?
Art der Tätigkeit
Die Organisationsberatung besteht aus zwei aufeinanderfolgenden Phasen: der Analysephase sowie der Dokumentationsphase. Die Experten der SYSTHEMIS Consulting führen zunächst eine Analyse in Form von halbstrukturierten Interviews mit Führungskräften durch, deren Ergebnisse anschließend in Form von Grafiken und einem Management-Dashboard dokumentiert und veranschaulicht werden. Auf dieser Basis werden mögliche Perspektiven für die Zukunft aufgezeigt.
Wirtschaftlichkeitsanalyse
Wirtschaftlichkeitsanalyse und Risikobewertung für das geplante Outsourcing der IT Infrastruktur bei einem Medizinischen Dienst
Aufgabenbeschreibung
SYSTHEMIS Consulting erstellt eine Wirtschaftlichkeitsanalyse sowie eine Risikobetrachtung. Die Analyse wird für das geplante Vorhaben, das Outsourcing von Teilen der IT-Infrastruktur, bereits im Vorfeld Aufschluss darüber geben, welche wirtschaftlichen Auswirkungen die Maßnahme hat. Sowohl für die interne Bewertung als auch gegenüber Externen (Aufsicht, Prüfer) wird die Analyse das wirtschaftliche Handeln der Organisation untermauern.
- Beschreibung des Vorhabens
- Darstellung der bisherigen Kosten für die Erbringung der auszulagernden IT-Systeme, Dienstleistungen und Prozesse
- Darstellung der angenommenen Projektkosten für die Durchführung des Outsourcing Projekts
- Darstellung der angenommenen Kosten für die Dienstleistersteuerung im Regelbetrieb
- Darstellung der zukünftigen Kosten für den Einkauf der outgesourcten Services
- Saldierung der Kosten im Rahmen einer mehrjährigen Planungsrechnung
- Darstellung der inhaltlichen aber auch betriebswirtschaftlichen Risiken und Potenziale
Kundennutzen
Wirtschaftlichkeitsanalyse, Darstellung von Chancen und Risiken des Vorhabens
Art der Tätigkeit
Organisationsberatung, Analyse (Vergleich Ist-Zustand vs. Nach-Outsourcing)
Aufgaben- und Ressourcenmanagement
Einführung eines unternehmensweiten Aufgaben- und Ressourcenmanagements im Auftrag eines mittelständischen IT-Dienstleisters im Gesundheitswesen
Aufgabenbeschreibung
Ein mittelständischer IT-Dienstleister im Gesundheitswesen beauftragte uns, ein unternehmensweites Ressourcenmanagement aufzubauen. Ziel ist es, eine vollständige Transparenz über die Auslastung der Mitarbeiter sowohl im Betrieb, als auch im Projektgeschäft zu erhalten. Das Ressourcenmanagement sollte die zu bearbeitenden Aufgaben und die zur Verfügung stehenden Ressourcen abbilden, um beispielsweise Kapazitätsengpässe für Projekt- und Tagesgeschäft ableiten zu können.
Das Projekt besteht aus diesen drei aufeinanderfolgenden Phasen und den darin enthaltenen Aufgaben:
Analysephase:
- Ist-Analyse: Die Analyse und Bewertung der organisatorischen und technischen Maßnahmen zur Erfassung, Dokumentation und Steuerung von Aufwänden hinsichtlich Inhalt und Umfang beim Auftraggeber.
- Anforderungserhebung: Die Aufnahme und Bewertung der fachlichen, organisatorischen und technischen Anforderungen an ein einheitliches Steuerungssystem (Methode und Werkzeug).
Entwurfsphase:
- Lösungskonzeption (Organisation): Die Erstellung des Konzepts „Ressourcenmanagement“ unter Berücksichtigung der bestehenden Dokumentationen / Umsetzungen.
- Lösungskonzeption (Werkzeug): Die Spezifikation eines geeigneten Werkzeugs für die Erfassung und Bewertung von Aufwänden sowie zur Berichterstattung und Steuerung.
Härtungsphase
- Abstimmung mit dem Auftraggeber
- ggfs. Schärfung der Lösungskonzeption
Kundennutzen
- Aufgaben aus Betrieb und Projekt sind bekannt und transparent
- Aufwände sind abgestimmt und dokumentiert
- Kennzahlen für den Ressourceneinsatz sind abgestimmt
- Prioritäten sind festgelegt
- Die Auslastung der Teams ist transparent und bekannt
- Steuerung von Betrieb und Projekten ist anhand der definierten Kennzahlen möglich
- Mit Hilfe einer regelmäßigen Evaluation der Lastenverteilung können überlastete Teams und Bereiche erkannt, und Maßnahmen zur Herbeiführung einer Entlastung eingeleitet werden
Art der Tätigkeit
- Organisationsanalyse
- Anforderungserhebung
- Erstellung eines strategischen Konzeptes zum Ressourcenmanagement
- Konzeption eines geeigneten Werkzeugs
- Begleitung des Rollout „Ressourcenmanagement“ in der Organisation
Projektleitung in Softwareentwicklungs- und Softwareeinführungsprojekten
Leitung in einem Projekt für innovative Lösungen zum sicheren digitalen Datenaustausch im Gesundheitswesen im Auftrag eines IT-Dienstleisters der Medizinischen Dienste
Aufgabenbeschreibung
Die Kommunikation im Gesundheitswesen wird zunehmend digitaler. Deshalb müssen im komplexen Kommunikationsnetzwerk der Medizinischen Dienste Datenaustauschprozesse neu aufgesetzt werden. Im Fokus stehen dabei die unterschiedlichen fachlichen sowie technischen Anforderungen und Voraussetzungen der mannigfaltigen Kommunikationspartner.
Die SYSTHEMIS Consulting wurde in diesem Umfeld mit der Projektleitung in verschiedenen Softwareentwicklungs- und Softwareeinführungsprojekten beauftragt:
Die konkreten Aufgaben umfassen:
- Gesamtkoordination im Projekt zur Verbindung von Fachlichkeit und Technik
- Fokussierung auf Planung, Steuerung und Controlling übergreifender Aktivitäten, Dienstleister sowie Partner
- Definition und Überwachung der Prozesse im Projekt
- Etablierung und Umsetzung des Berichtswesens
- Identifizierung von Entscheidungsbedarfen und entscheidungsreife Aufbereitung für die involvierten Gremien
- Etablierung und Durchführung des Risikomanagements
- Organisation und Moderation der Arbeit von Fachgruppen
- Steuerung, Durchführung und Überwachung der Kostenplanung auf Gesamtprojektebene
- Planung, Koordination und Überwachung der zeitlichen Tätigkeiten im Rahmen der vom Produktmanagement aufgestellten Releaseplanung / Product Roadmap
Kundennutzen
- Überbrückung fehlender interner Ressourcen durch externe Projektleitung
- Sicherstellung des Projekterfolgs durch professionelle Projektleitung
Art der Tätigkeit
Projektleitung
Methode
- Confluence zur strukturierten Aufbereitung von Informationen
- Projektron für die Projektplanung
- Jira für die Aufgaben- und Projektplanung
- klassische und agile Projektmanagement-Methoden zur Sicherstellung des Projekterfolgs innerhalb der definierten Zeit- und Budgetvorgaben
- moderierte Workshops mit Fachgruppen z.B. zur Anforderungsbeschreibung
Anforderungserhebung für ein Dokumentenmanagementsystem
Anforderungserhebung für die strukturierte, digitale Erfassung, Verwaltung und Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten in allen angegliederten Gesellschaften im Auftrag einer privatwirtschaftlichen Unternehmensgruppe in der Beratungsbranche
Aufgabenbeschreibung
Der Kunde möchte gemeinsam für alle Tochtergesellschaften ein unternehmensübergreifendes Dokumentenmanagementsystem einführen. Die SYSTHEMIS Consulting unterstützt insbesondere bei der Anforderungserhebung. Zielsetzung war es herauszufinden, welche allgemeinen, fachlichen, funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen jedes Unternehmen an ein Dokumentenmanagementsystem hat. Mit Hilfe dieser Informationen kann gezielt nach einer geeigneten Softwarelösung am Markt gesucht werden, die mit Hilfe organisationaler und prozessualer Begleitung durch die SYSTHEMIS Consulting in die Unternehmensgruppe eingeführt wird.
Aufgaben im Projekt:
- Durchführung leitfadengestützter Interviews mit Stakeholdern zur Anforderungserhebung
- Gesamtkoordination für das Projekt zur Verbindung von Fachlichkeit und Technik
- Beratung für eine geeignete Softwarelösung im Markt auf Grundlage der Anforderungen
- Organisation und Management bei der Einführung
Kundennutzen
- Einführung eines geeigneten Dokumentenmanagementsystems für die Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten
- zukünftige Sicherstellung notwendiger Aufbewahrungspflichten durch Dokumentenmanagementsystem
Art der Tätigkeit
- Anforderungsanalyse
- Konzeption für geeignete Softwarelösung
- Begleitung bei der Einführung
Steuerung und Organisation Softwaretestmanagement
Testmanagement technischer Schnittstellen einer Branchensoftware in einem IT-Großprojekt im Auftrag der Medizinischen Dienste im Gesundheitswesen
Aufgabenbeschreibung
Die Medizinischen Dienste entwickeln gemeinsam mit externen Dienstleistern im Rahmen der MDK-Reform eine übergreifende Branchensoftware. An die Branchensoftware werden sogenannte Umsysteme über technische Schnittstellen angebunden. Die Systhemis Consulting übernimmt die Steuerung und Organisation von technischen Schnittstellentests eines Teilmoduls für stationäre Krankenhausabrechnungsprüfungen.
Aufgaben im Projekt:
- Planung und Steuerung der Testspezifikation von technischen Schnittstellen
- Testfallbeschreibung und Dokumentation
- Monitoring der Softwaretester bei der Testfalldurchführung
- Defect Management und Bug Reporting
- Sicherstellung der Anforderungen/Akzeptanzkriterien an Fachlichkeit und Funktionalität
Kundennutzen
- Sicherstellung vollständiger Testabdeckung technischer Schnittstellen in einem Softwaregroßprojekt
- lückenlose Dokumentation in Confluence und JIRA
- zusammenfassender Testreport für lückenloses Testcontrolling
Art der Tätigkeit
Organisation und Steuerung des Testmanagements
Analyse Pflegeprozess
Analyse und Optimierung von Prozessen der Pflegebegutachtung inklusive Disposition und Logistik für einen Medizinischen Dienst
Aufgabenbeschreibung
In der Analysephase werden die wesentlichen Prozesse der Pflegebegutachtung, Disposition und Logistik sowohl aus organisatorischer als auch aus technischer Sicht analysiert. Beginnend mit dem Auftragseingang, über die interne Verarbeitung durch die Logistik, die Verroutung der Aufträge, die Fallbearbeitung durch den Gutachter / die Pflegefachkraft, bis zur Ergebnismitteilung an die Krankenkasse. Der Fokus liegt dabei auf der Logistik und den entsprechenden Schnittstellen.
Nach Durchführung der Analyse werden die Ergebnisse konsolidiert und aufbereitet:
- Aufbereitung der Prozessdokumentation
- Bewertung der Ergebnisse / Potenziale und Erarbeitung von Handlungsempfehlungen
- Bewertung der Prozessschritte, mit Blick auf die Verbesserung der Werkzeugunterstützung
Kundennutzen
Detaillierte Betrachtung relevanter Prozessschritte unter Berücksichtigung der individuellen aber auch regionalen und überregionalen Besonderheiten
Optimierungspotenziale im Gesamtprozess intern, aber auch mit externen Systhempartnern
Art der Tätigkeit
Fachliche und technische Analyse von Prozessen und eingesetzter Software
Organisationsberatung
Organisationsberatung – (Re-)Organisation Fachteams
Prozess-und Schnittstellenanalyse in den Fachteams im Rahmen der Reorganisation des IT-Ressorts im Auftrag eines Medizinischen Dienstes im Gesundheitswesen
Aufgabenbeschreibung
Im Rahmen der Reorganisation des IT-Ressorts eines Medizinischen Dienstes wurden unter anderem Fachteams gebildet, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Die SYSTHEMIS Consulting wurde damit beauftragt, Prozesse und Schnittstellen innerhalb der Fachteams, aber auch fachteamübergreifend zu analysieren und Optimierungspotentiale zu erheben.
Aufgaben im Projekt:
- Identifizierung der IT-internen Schnittstellen und Prozesse
- Festlegen der inhaltlichen Gestaltung der Schnittstelle
- Grenzen und Übergaberegeln definieren
- Dokumentation und Veröffentlichung der definierten Schnittstellen, Prozesse und Optimierungspotentiale
Kundennutzen
- Organisationsberatung
- Prozessberatung
Organisationsberatung – Rolle IT-Systembeauftragter
Umsetzungskonzept für IT-spezifische Aufgaben im Rahmen der standortübergreifenden IT-Betreuung im Auftrag eines Medizinischen Dienstes im Gesundheitswesen
Aufgabenbeschreibung
Ein Medizinischer Dienst hat uns beauftragt, ein Lösungskonzept zu entwickeln, um eine standortübergreifende IT-Betreuung ausgehend von einem bestimmten Ort zu gewährleisten. Gemeinsam mit dem Auftraggeber wurden das Aufgabenprofil, Verantwortlichkeiten und die organisatorische Einbindung im Unternehmen konzeptioniert.
Kundennutzen
- Analyse und Dokumentation der Ausgangssituation
- einheitliche, formelle Stellen- und Tätigkeitsbeschreibung zur IT-Betreuung inkl. Definition der Governance im Unternehmen
- Konzept und mögliche Umsetzungsstrategie für die nachhaltige Sicherstellung der IT-Betreuung vor Ort
Art der Tätigkeit
- Organisationsanalyse
- Erstellen eines Lösungskonzeptes mit möglicher Umsetzungsstrategie
Organisation Softwareentwickung
Analyse und Bewertung der Organisation im Bereich Softwareentwicklung sowie die Erstellung und Bewertung möglicher Outsourcingstrategien bei einem Forschungsinstitut
Aufgabenbeschreibung
Um die Erstellung der digitalen Angebote zu optimieren sowie den wachsenden Anforderungen und insbesondere neuen Kompetenzbedarfen und kurzfristigen ad-hoc Anforderungen flexibler begegnen zu können, werden unter Einbeziehung der Option, bestimmte Aufgaben zu externalisieren, verschiedene Organisationsmodelle geprüft.
Im Zentrum steht die Frage, welche kurz‑, mittel- und langfristigen Vor- und Nachteile Outsourcing-Modelle für spezifische Aufgaben mit sich bringen und gegebenenfalls die Entwicklung einer dahingehenden Strategie, die den Erfordernissen der forschungsnahen Softwareentwicklung gerecht wird. Es werden folgende Bereiche überprüft:
- Softwareprodukte
- Organisation der Softwareentwicklung
- Personal- und Kompetenzbedarfe in der Softwareentwicklung
Ausgehend davon werden Outsourcing-Strategien für verschiedene Aufgabenkategorien evaluiert und bewertet.
Kundennutzen
Am Ende steht eine Entscheidungsgrundlage für die Weiterentwicklung der Organisation der Softwareentwicklung
Art der Tätigkeit
- Organisationsberatung / Prozessberatung / IT-Beratung
- Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation / technische Analyse der eingesetzten Software
- Erstellung und Bewertung einer möglichen Outsourcingstrategie
Deployment und Release-Management
Aufbau und Besetzung der Rolle Deployment und Release Management für eine Servicegesellschaft im Gesundheitswesen
Aufgabenbeschreibung
Der Wunsch des Kunden ist die zentrale Steuerung, die Organisation sowie die Durchführung der Deployments der von unterschiedlichen Dienstleistern bereitgestellten Softwareartefakte, welche beim Kunden betrieben wird.
Ziel ist, den personellen sowie den zeitlichen Aufwand zu reduzieren und die Qualität der Deployments sicherzustellen. Dazu sollen die bisherigen Aufgaben und Tätigkeiten des Prozesses analysiert werden. Daraus folgend soll eine Dokumentation und eine möglichst einheitliche Anleitung für die Durchführung der unterschiedlichen Applikationen sowie Stages erstellt werden.
Kundennutzen
- Standardisierter dokumentierter Prozess
- Standardisierte Vorgehensweise zur Bereitstellung der Softwareartefakte
- Entlastung der bestehenden personellen Ressourcen
Art der Tätigkeit
- Analyse des Prozesses
- Durchführung der Deployments (in der Rolle des Koordinators)
- Organisation der notwendigen Ressourcen für die Durchführung
- Verifikation der gelieferten Dokumentation
- Dokumentation und Verifikation des Deployments
- Dokumentation des Prozesses
- kontinuierliche Verbesserung des Ablaufs und des Prozesses (z.B. Erstellung eines festen Deployment-Rasters)